Veröffentlichungsdatum: 20.08.2025
In der aktuellen Sitzungsfolge wurde erneut diskutiert, wann Einladungen zu kommunalen Gremiensitzungen als fristgerecht zugestellt gelten. Insgesamt bekommen von den 28 Stadträten und 19 Ortsbürgermeistern noch vier Gremienmitglieder Ihre Dokumente und Einladungen in Papierform.
Zwei der insgesamt vier Mandatsträger, die Unterlagen weiterhin per Post erhalten, hatten behauptet, Einladungen zu Ausschusssitzungen nicht rechtzeitig im Briefkasten vorgefunden zu haben. Entsprechende Nachweise wurden nicht vorgelegt. Die Stadtverwaltung stellt klar: Sämtliche Einladungen wurden rechtmäßig und fristgerecht versandt.
Rechtslage und bisherige Praxis
Rechtsgrundlage für die Einberufung von Sitzungen ist § 53 Abs. 4 KVG LSA. Eine ordnungsgemäße Einberufung liegt vor, wenn (1) der Vorsitz im Einvernehmen mit dem Hauptverwaltungsbeamten lädt, (2) die Einladung schriftlich oder elektronisch erfolgt, (3) alle Mitglieder unter Mitteilung der Tagesordnung und erforderlichen Unterlagen geladen werden und (4) in angemessener Frist, mindestens eine Woche vor der Sitzung, eingeladen wird.
Nach gefestigter Auffassung gilt bei postalischem Versand die Einladung am Tag nach Aufgabe zur Post als zugegangen (entsprechend § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB analog). Die Fristberechnung erfolgt gemäß §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB; der tatsächliche Einwurf in den Hausbriefkasten ist dafür unerheblich. Diese Praxis hatte die Kommunalaufsichtsbehörde des Landkreises Stendal zuletzt im März 2024 bestätigt und so wird es auch im Rathaus umgesetzt.
Neue Empfehlung der Kommunalaufsicht (Vier‑Tage‑Fiktion)
Im Zuge einer erneuten Anfrage hat die Kommunalaufsicht nun unter Berücksichtigung des Postrechtsmodernisierungsgesetzes (PostModG) – mit seit 1. Januar 2025 geltenden längeren Postlaufzeiten – empfohlen, die Ladungsfristen beim postalischen Versand vorsorglich an eine Vier‑Tage‑Fiktion anzupassen. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass der Universaldienstleister Briefsendungen nicht mehr regelhaft am nächsten Werktag zustellt.
Einladungen waren gleichwohl wirksam – Sitzungen hätten stattfinden können
Wesentlich ist: Die Verwaltung hat zum Zeitpunkt der Einladung entsprechend der geltenden Rechtslage geladen. Nach neuer Einschätzung hätte, wie in der Sitzung des Bauausschusses, auch diese ausgeführt werden können, da hier sogar die Vier-Tage-Fiktion eingehalten war.
Konsequenzen und nächste Schritte
Die Stadtverwaltung setzt die Empfehlung um und stellt beim postalischen Versand auf die Vier‑Tage‑Fiktion ab.
Eine praxistaugliche Lösung wäre, wenn die vier bislang ausschließlich postalisch versorgten Mitglieder auf elektronische Zustellung umstellen. Diese Option wurde noch nicht abschließend beraten.
Auswirkungen auf den Sitzungskalender
Mangels Vorberatungen in den Ausschüssen wird die Sitzung des Stadtrates am 27.08.2025 (19:00 Uhr) nicht stattfinden. Ab September 2025 sollen die Beratungen regulär fortgesetzt werden.
